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檔案應用常見問題

   

機關檔案與國家檔案申請應用方式有不同的地方嗎?

機關檔案應用申請,請利用機關檔案目錄查詢網連結查詢,填具機關檔案應用申請書向各管有機關提出申請;申請書送達方式得以親自持送或以書面、通訊為之,其經電子簽章憑證機構認證後,亦得以電子傳遞方式申請。

國家檔案應用申請,請利用國家檔案資訊網https://aa.archives.gov.tw/查詢,填具國家檔案應用申請書後向檔管局提出申請。

何謂檔案應用?

檔案應用係指依據檔案法第17條至第22條規定,民眾得向各機關申請閱覽、抄錄或複製檔案,由受理機關提供應用之相關作業及程序,包括檔案應用申請、申請審核及回覆、閱覽抄錄或複製檔案、準備檔案、還卷等事項。

檔案應用服務相關法令為何?

本所檔案應用服務事項,主要依據檔案法及其施行細則、行政程序法、政府資訊公開法、個人資料保護法及高雄市政府檔案應用作業要點等相關法令規定辦理。

何人可申請閱覽、抄錄或複製檔案?可向何機關申請?

任何人均可為應用檔案之申請人,限制開放檔案則限當事人或利害關係人(需提憑利害關係相關佐證資料),如委託方式者,須填具委託書。

可向檔案保管機關提出申請。

申請閱覽、抄錄或複製檔案應備之證件為何?有無年齡限制?閱覽者攜帶陪同人員進入閱覽場所,陪同人員是否需比照收費?

申請人閱覽、抄錄或複製檔案時,應出示審核通知書及身分證明文件並完成登記程序後,由本所專人陪同進入指定之檔案閱覽處所;惟未成年人應由法定代理人代為辦理。

應用檔案而需陪同人員伴隨者,應事先申請並經核准後方得進入閱覽場所,因陪同人員並非獨立之申請人,自無須另行收費。

申請檔案應用範圍有何限制?

依檔案法規定,檔案有下列情形之一,各機關得拒絕申請: 

(1)有關國家機密者。

(2)有關犯罪資料者。

(3)有關工商秘密者。

(4)有關學識技能檢定及資格審查之資料者。

(5)有關人事及薪資資料者。

(6)依法令或契約有保密之義務者。

(7)其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。

申請人應用檔案時有何限制?

申請人應用檔案,應保持檔案資料之完整,並不得有下列行為:

(一) 添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。

(二) 拆散已裝訂完成檔案。

(三) 以其他方法破壞或變更檔案內容。

(四) 擅自將檔案帶離指定處所。

(五) 擅自進入檔案作業或保管處所。

申請人有前項情形之一者,各機關應立即制止並停止其應用;其涉及刑事責任者,應移送檢察機關偵辦。

檔案應用申請之准駁期限為何?

有關檔案應用申請,依檔案法第19條規定,各機關對於檔案應用申請案件之准駁,應自受理之日起30日內,以書面通知申請人;其駁回申請者,並應敘明理由。另依檔案法施行細則第19條規定,各機關對於上開申請案件,認其不合規定程式或資料不全者,應通知申請人於7日內補正;屆期不補正或不能補正者,得駁回其申請;前揭所定之30日,如有補正資料者,自申請人補正之日起算。

本所檔案應用開放閱覽、抄錄或複製時間?

星期一至星期五上午8時至12時,下午1時30分至5時止。(例假日及國定假日不對外開放) 。

申請檔案應用是否需要付費?

相關費用簡述如下:

一、閱覽、抄錄機關檔案,每2小時收取新臺幣20元;不足2小時,以2小時計算;閱覽抄錄國家檔案,免收費。

二、複製黑白影印B4(含)尺寸以下每張2元、A3尺寸每張3元。如為彩色複印以黑白收費標準5倍計價。

三、複製檔案,如另需提供郵寄服務者,其郵遞費以實支數額計算每次並加收處理費新臺幣50元。

檔案之應用可否全面開放?

檔案之應用以提供複製品為原則,核准應用之檔案如僅其中一部份有應限制公開或提供之情形,應採「分離原則」,去除不得公開部份,就其他部份公開或提供之。